Contoh Email Korespondensi ke Professor Jepang

Kuliah di luar negeri menjadi impian bagi setiap orang, khususnya para fresh graduate yang ingin melanjutkan study di luar negeri. Langkah awal yang perlu dilakukan adalah mencari informasi mengenai universitas yang dituju, bidang ilmu, serta profil dan bidang riset calon Professor atau calon pembimbing. Setelah langkah langkah tersebut dilewati, langkah berikutnya menjalin komunikasi atau korespondesi dengan calon professor yang dipilih. Korespondensi perlu dilakukan sebagai salah satu syarat jika anda ingin melamar beasiswa terutama jika beasiswa tersebut mensyaratkan Letter Of Acceptance (LOA). LOA akan diberikan jika dalam proses korespondensi profeesor tersebut setuju dengan kualifikasi keilmuan dan bidang riset anda dan dapat diterima sebagai mahasiswa di Laboratoriumnya, terutama pada jenjang S3. Jadi dengan memastikan bahwa bidang riset professor tersebut sesuai dengan topik yang anda pilih nantinya akan sangat bermanfaat dalam proses penyelesaian studi anda nanti.

Universitas di Jepang

Untuk melanjutkan studi S3, sebaiknya riset proposal yang anda ajukan merupakan kelanjutan dari topik riset tesis S2 anda atau minimal ada keterkaitan dengan riset anda sebelumnya. Karena rekam jejak penelitian yang telah anda lakukan menjadi nilai tambah anda di hadapan calon professor. Setelah riset proposal anda telah selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah mencari kontak email professor. Sebagai contoh untuk professor di Jepang, halaman profil yang berisi kontak, bidang keilmuan dan rekam jejak penelitian biasanya ditampilkan pada web universitas atau web laboratorium dimana professor tersebut menjabat. Setelah mendapatkan professor yang kira-kira sesuai dengan topik penelitian anda, tahap selanjutnya adalah mengirim email korespondensi. Pada tahap ini, anda sebaiknya mencari professor sebanyak-banyaknya untuk mengantisipasi email korespondensi yang anda sebar tidak dibalas. Semakin banyak professor yang anda kirimi email korespondensi maka semakin besar peluang anda untuk dibalas.

Setelah email korespondensi anda dibalas, dan beliau tertarik dengan riset proposal yang anda ajukan langkah selanjutnya barulah anda meminta LOA. LOA ini berisi surat pernyataan bahwa professor telah setuju untuk menerima anda menjadi mahasiswa bimbingan di laboratoriumnya. Surat LOA inilah yang kemudian anda tunjukkan sebagai syarat untuk melamar beasiswa. Walaupun beberapa beasiswa selain mansyaratkan LOA dari professor juga mensyaratkan LOA yang dikeluarkan oleh universitas. Untuk LOA dari universitas anda harus mengikuti prosesi penerimaan mahasiswa baru seperti melakukan pendafataran secara resmi dan mengikuti Ujian Masuk. Untuk program S3 di jepang biasanya Ujian masuk dilakukan dengan interview oleh beberapa professor yang ada di fakultas yang anda tuju.

Contoh e-mail korespondensi

Menulis email dalam Bahasa Inggris merupakan salah satu tantangan tersendiri bagi pejuang beasiswa luar negeri. Berikut ini tim infodosen memberikan contoh email korespondensi kepada professor di salah satu Universitas di Jepang.

Dear Prof. xxx,

First, I would like to introduce myself that my name is xxx, and I am a permanent lecturer in the University xxx, Bandung, West Java Province, Indonesia.

I received my master degree in xxx with thesis research entitled "xxx" in the Graduate School of Engineering, xxx University, Indonesia.

I came to know by the information of xxx website that research on your laboratory works on xxx. I really have a strong desire to continue my study towards Doctorate Degree with your laboratory research and I would like to propose my study on xxx.

I actually would like to apply for the scholarship of the Indonesian Ministry of Education and Culture. This scholarship gives a big opportunity for young laboratory researcher/lecturer in Indonesian universities who want to continue his study in abroad. One condition of the scholarship is that the applicant should have a Professor who wants to accept him as a supervisor.

I attached in this email herewith my Curriculum Vitae (CV), Abstract and Powerpoint Presentation of my Doctorate Degree Research Proposal so as to easily evaluate me whether my background is suitable for your laboratory research or not. The subject that I am going to study will not strict with my proposal, but it can be flexible depending on what professor suggests me to do.

Thank you very much for any kind help and assistance in advance, and I await forward for your positive response.

Respectfully yours,

InfoDosen
Lecturer, University xxxxx

Contoh email tersebut digunakan untuk menghubungi professor di Jepang, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Contoh tersebut kalimatnya sudah singkat, padat, dan jelas. Jangan lupa sebelum mengirimkan email korepondensi yang anda buat untuk dibaca secara berulang untuk mengurangi kesalahan yang bisa saja terjadi.